من أكثر الموضوعات التي ستجد عليها عدد كبير من الأسئلة في امتحان PMP هي ادارة التغيير Change Management
معظم أسئلة الإمتحان تأتي على شكل موقف و السؤال يكون ماذا تفعل بعد ذلك. لذلك يجب فهم خطوات التغيير بشكل جيد لضمان الإجابة الصحيحة على هذه الأسئلة.
و تختلف ادارة التغيير في المشاريع التي تتبنى النهج التقليدي أو الشلال traditional or waterfall approach عنها في المشاريع التي تتبنى النهج الرشيق agile.
المشاريع التي تتبنى النهج الرشيق تضع أهمية قصوى للاستجابة للتغييرات وفقاً لقيم بيان الأسلوب الرشيق Agile Manifesto
Responding to Change over following a plan نحن نقدر الإستجابة للتغيير أكثر من اتباع الخطة
بما أن النطاق غير محدد بشكل دقيق في هذه المشاريع لذلك الاستجابة للتغيير تكون أسهل فيمكن للعميل تغيير أي سمات أو اضافة أي سمات أخرى و يتم اضافتها الى سجل الأعمال و يقوم مالك المنتج Product owner بترتيب أولويات هذه السمات في سجل أعمال المنتج Product Backlog.
أما بالنسبة للمشاريع التي تتبع دورة حياة تنبؤية أو تقليدية Predictive or traditional life cycle فادارة التغيير تكون أكثر صرامة. بما أن نطاق المشروع تم تحديده مسبقاً و تم تحليله الى أنشطة ثم جدولتها ووضع ميزانية لها وبالتالي أصبح هناك خطة متكاملة لإدارة المشروع و تم اعتماد هذه الخطة من المعنيين الرئيسيين بالمشروع key stakeholders فبالتالي أي تغيير لهذه الخطة يجب أن يتم وفقاً لعمليات إجراء التحكم المتكامل في التغيير Perform Integrated Change Control .
في هذه العملية يجب اتباع خطوات عمل التغيير بالترتيب كالتالي:
1. تحديد التغيير Identify Change
تعني تحديد ما هو المطلوب بالضبط في التغيير. هل هو تغيير للجدول الزمني ام الميزانية ام نطاق المنتج....
2. تقييم تأثيرات التغيير Evaluate impacts of the change
تعني تقييم تأثير التغيير على باقي قيود المشروع. مثلا اذا كان التغيير لنطاق منتج المشروع فيؤدي هذا التغيير الى تغيير في الجدول الزمني بمقدار أسبوع مثلاً و زيادة في ميزانية المشروع بمقدار 10000$
3. إنشاء طلب التغيير Create Change Request
يتم انشاء طلب التغيير من خلال نظام التحكم في التغيير Change Control System
4. تقديم طلب التغيير إلى لجنة التحكم في التغيير Submit the change to CCB
يتم تقديم طلب التغيير للجنة التحكم في التغيير حيث يتم قبول أو رفض أو تأجيل طلب التغيير. يقوم مدير المشروع أو فريق ادارة المشروع بالخطوات من 1-4
5. تقوم لجنة التحكم في التغيير بتقييم التغيير CCB assesses the change
تقوم لجنة التحكم في التغيير بتقييم التغيير هل هناك بالفعل حاجة الى التغيير ام لا
6. البحث عن بدائل أو خيارات Look for options
تقوم لجنة التحكم في التغيير بالبحث عن خيارات لإجراء التغيير مثل ضغط الجدول الزمني (crashing, fast tracking,...)
7. الموافقة أو الرفض لطلب التغيير The change is approved or rejected
تتم الموافقة على التغيير اذا كان يمكن اجراؤه او رفضه اذا كان لا يمكن اجراؤه
8. توثيق التغيير في سجل التغيير Record in change log
يتم تسجيل طلب التغيير في سجل التغيير و تحديث حالته الى تمت الموافقة عليه أو تم رفضه حتى يعرف الجميع بحالة التغيير
تقوم لجنة التحكم في التغيير بالخطوات من 5-8
9. تحديث خطة إدارة المشروع ووثائق المشروع Update Project Management Plan and Project Documents
يتم تحديث خطة ادارة المشروع ووثائق المشروع لتشمل التغيير الجديد
10. ابلاغ المعنيين بالتغيير Communicate the change to stakeholders
يتم ابلاغ المعنيين بالمشروع المتأثرين بالتغيير بحالة التغيير و بالخطة المعدلة ووثائق المشروع التي تم تحديثها
11. ادارة المشروع وفقاً للخطة المعدلة Manage the project to the updated plan
يقوم مدير المشروع بادارة المشروع وفقاً للخطة التي تم تحديثها
