الأسئلة المتعلقة بإدارة المشتريات و خاصة إدارة العقود تعتبر من الأسئلة الشائعة في امتحان PMP لذلك يجب معرفة الفروق بين أنواع و فئات العقود المختلفة و الحالة المناسبة لإستخدام كل نوع أو فئة.
معظم أسئلة العقود تكون عبارة عن
· شرح لموقف و يسأل أي نوع من العقود مناسب في هذا الموقف.
· تحديد نوع معين من أنواع العقود و يسأل عن المخاطر أو تكلفة العقد.
سنجيب عن هذه الأسئلة في النهاية و لكن يجب أن نعرف أولاً فئات العقود و أنواعها
فئات العقود
· عقود السعر الثابت Fixed Price Contracts
في هذه الفئة من العقود يتم وضع سعر إجمالي ثابت لمنتج أو خدمة محددة. و يستخدم هذا النوع عندما تكون المتطلبات محددة جيداً في البداية، ولا يتوقع إجراء تغييرات هامة على هذه المتطلبات. ويعتبر هذا النوع من العقود هو الأقل في المخاطر على المشتري و الأعلى مخاطرة على البائع. لأن السعر ثابت وتم تحديده في البداية. تشمل هذه الفئة عدة أنواع منها:
o عقد سعر ثابت محدد Firm Fixed Price (FFP) يتم تحديد السعر في البداية و لا يتغير الا مع تغير نطاق العمل. مثال قيمة العقد = 20000$
o عقد سعر ثابت مع مبلغ تحفيزي Fixed Price Incentive Fee (FPIF) يتم تحديد سعر ثابت في البداية مع وجود بعض المرونة عن طريق اضافة مبلغ تحفيزي في العقد اذا تحققت نتيجة معينة. مثلا اذا تم انهاء المشروع مبكرا عن الموعد المحدد يحصل البائع على حافز معين عن كل شهر قبل الموعد النهائي للمشروع. مثال قيمة العقد = 50000$ مع حافز يقدر بـ 2000$ عن كل شهر مبكر ينتهي فيه المشروع قبل الموعد المحدد بحد أقصى 10000$
o عقد سعر ثابت مع ضبط السعر الإقتصادي Fixed Price Economic Price Adjustment FPEPA يستخدم هذا النوع في العقود طويلة الأمد و التي تحتمل اجراء بعض التعديلات على حسب الظروف الإقتصادية مثل سعر صرف العملات الأجنبية أو معدل التضخم. مثال قيمة العقد = 2000000$ و قد يسمح بالتعديل بعد العام الأول بناءً على سعر صرف الدولار.
· عقود الزمن و المواد Time and Material (T&M)
في هذه الفئة يتم التعاقد بين البائع و المشتري بناءً على عدد ساعات عمل معينة و يتقاضى البائع أجر على حسب الساعات التي أكمل فيها العمل. أو على حسب عدد المواد التي تم شراؤها. مثل تم توريد 5 طن من الأخشاب فيتم دفع السعر على حسب ما تم الإتفاق عليه. تستخدم هذه الفئة في العقود قصيرة الأمد عندما يتعذر وضع بيان عمل دقيق بسرعة. أو مع زيادة عدد الموظفين واستقدام الخبراء وأي دعم خارجي. قد يتم اضافة بند "على ألا يتجاوز" Not to exceed لتقليل المخاطر على المشتري عن طريق وضع حد أصى للمبلغ الذي سيحصل عليه البائع. مثال سيتم تعيين خبير بأجر 100$ في الساعة بحد أقصى 10000$
· عقود استرداد التكلفة Cost Reimbursable
في هذه الفئة يدفع المشتري للبائع جميع تكاليف العمل الذي تكبده البائع بالإضافة إلى أجر يمثل ربح للبائع يتم تحديده في العقد. تستخدم هذه الفئة من العقود في الأعمال التي من المتوقع أن يحدث تغيير كبير في النطاق أو اذا كان النطاق غير واضح من البداية أو تتوافر عنه معلومات ضئيلة. تشمل هذه الفئة عدة أنواع منها:
o عقد تكلفة مضافاً إليه مبلغ ثابت Cost Plus Fixed Fee يحصل البائع على كل تكلفة العمل الذي تم إنشاؤه مع مبلغ ثابت يمثل ربح البائع. مثال قيمة العقد = التكلفة + 10000$
o عقد تكلفة مضافاً إليه نسبة من التكلفة Cost Plus Percentage of Cost يحصل البائع على تكلفة الأعمال التي قام بها بافضافة إلى نسبة من هذه التكاليف كأجر للبائع. يعتبر من أسوأ أنواع العقود بالنسبة للمشتري. لأن أجر البائع سيكون عبارة عن نسبة من التكلفة. فبالتالي سيعمل البائع على زيادة التكلفة ليزيد ربحه. مثال قيمة العقد = التكلفة + 10% من التكلفة كأجر للبائع
o عقد تكلفة مضافاً إليه حافز Cost Plus Incentive Fee يحصل البائع على تكلفة العمل الذي قام به بالإضافة إلى مبلغ تحفيزي محدد مسبقًا بناء على تحقيق أهداف أداء معينة كما هو منصوص عليه في العقد. إذا كانت التكاليف النهائية أقل أو أكبر من التكاليف الأصلية المقدرة، يتقاسم كل من البائع والمشتري التكاليف من المشاريع بناءً على صيغة خاصة بتقاسم التكاليف يتم التفاوض عليها مسبقًا. مثال قيمة العقد = التكلفة المرغوبة 200000$ + الأرباح المرغوبة 20000$ و يتقاسم البائع و المشتري أي زيادة أو وفر في التكاليف بنسبة 20/80
o عقد تكلفة مضافاً إليه مكافأة Cost Plus Award Fee يحصل البائع على تكلفة العمل الذي قام به بالإضافة إلى مبلغ يحصل عليه حسب الوفاء بمعايير أداء معينة ومحددة في العقد. مثال قيمة العقد = التكلفة + مبلغ ربح للبائع + 5000$ عن كل شهر يتعدى فيه الإنتاج 100000 وحدة.
للإجابة عن الأسئلة السابقة
· اذا كان النطاق محدد من البداية أو العمل المتعاقد عليه معروف أو تم عمله من قبل أو لن يشمل تغيرات ..الخ يتم اختيار عقود السعر الثابت.
· اذا كان العمل المتعاقد عليه معقد أو لم يتم عمله من قبل أو يحتوي على مخاطر أو قد يشمل تغييرات...الخ يتم اختيار عقود استرداد التكلفة
· اذا كان العمل المتعاقد عليه عمل صغير أو توريد مواد أو استقدام خبراء أو عمل عاجل لظرف طارئ أو لم يكن هناك وقت لإعداد نطاق عمل تفصيلي أو لظروف البائع الحالي ترك العمل و تريد بائع أو مورد جديد في أسرع وقت ..الخ يتم اختيار عقود الزمن و المواد
· ترتيب العقود بالنسبة للمخاطر من الأقل للأعلى بالنسبة للبائع هي كالتالي
CPPC - CPFF - CPAF - CPIF - T&M - FPEPA - FPIF - FFP
